一、电子邮件的技术特征　　

法律是对客观事实的再现和规范，所以研究有关电子邮件的法律问题必须首先知道：电子邮件的技术特征是什么？
电子邮件就是通过互联网将一方输入的文字、图片或声音等信息通过服务器传送到另一方的终端机上的若干信息集合 。它的传送原理与普通传真电文有所不同，当发送人按下“发送键”后，计算机将邮件分割成若干个独立的数据包，传上互联网，再由服务器根据网络传输状况，分别循不同的路径发送给接收方的计算机。最后，这些数据包从全世界各地四面八方地循网络，陆续到达接收方的服务器，重新组合成一封完整的、能够供用户阅读的邮件。
一封完整的电子邮件，通常包括以下三方面的内容：
1、邮件的传送信息，通常包括：
1）发送和接收邮件的双方服务器地址；
2）邮件发出和收到的时间（以发件人和收件人计算机上的时间为准）；
3）如果通过第三方转发，应当还有第三方服务器的地址和收到时间。
2、邮件的表头信息，包括：
1）收件人邮箱地址；
2）发件人的邮箱地址；
3）邮件的标题。
3、邮件内容，包括：
1）邮件正文；
2）附件。
上述第一项内容作用是指明电子邮件发出的地点和时间、传递的目标服务器地址，通常是由网络服务器根据第二项的设置内容生成。
第二项内容由发件人在发送邮件前自行设置，可以使用发件人在上网帐号注册商处注册的主邮箱或者是由其他网络服务供应商提供的邮箱地址，邮箱地址依邮箱服务器的地址而定，不限于国内。
第三项内容由发件人使用专用软件自行输入和设置，使用方法上与普通的字处理软件并没有太大的区别，阅读时也是如此。但如果邮件内容附有图片、声音或者动画，则需要使用其他特殊的软件。

二、基本法律问题和对策

电子合同的两大基本法律要件：形式要件——书面形式和实体要件——内容真实，构成了电子合同的全部内容，电子合同的主体、要约、承诺、书面形式、签署、生效时间、地点、证据效力等法律问题，无不与上述两个基本要件有关。
1、书面形式
电子合同与传统的书面合同有以下的显著区别：
1）表现形式不同。电子合同必须依赖计算机等机器才能表现其内容，而传统文字毋需依赖机器设备。
2）存储介质不同。电子合同实质是一组电子信息，依赖的是诸如计算机硬盘、软盘、彩带等磁性储存介质；传统文字所依赖的主要是传统纸张；
3）可信度不同。基于电子信息的储存原理，电子合同容易被篡改而不留痕迹，而记录在传统纸张上的文字原始保真程度较高，被篡改后容易被发现，因而可信度较高。
鉴于电子合同的上述特点，将传统的书面形式法律要求照搬到电子商务当中显然不可行。针对上述情况，联合国贸法会《示范法》采用了“功能等同法”（functional equivalence approach）的立法技术，希望在不要求各国取消其国内法关于书面形式要求的前提下，采取对“书面形式”的扩充式解释方式，将电子合同纳入“书面形式”的范畴之内。
我国立法吸收了贸法会的立法思路，将电子邮件作为合同书面形式的一种，纳入我国《合同法》规定的“书面形式”之内。在《合同法》第11条中规定，“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”。
因此，电子邮件作为法定的书面形式，其法律地位是明确的，关键是证明它的真实性。
2、 电子邮件的效力
为了证明电子邮件收发人的身份和保证电子邮件在传送途中不被非法修改，电子签名应运而生，已经成为网络时代解决上述两个真实的技术保证。关于电子签名的相关问题，已经有大量的论著作了详细分析 ，本文就不再赘述。
但电子签名也有其特定的缺陷：一是在技术上并不完全可靠，正所谓“道高一尺，魔高一丈”，黑客的日益猖獗和技术进步使所有保密技术都黯然失色，多次保密技术被反解密的例子，使本已幼稚的电子签名技术更难以获得人们的信任；二是电子签名的仅仅是解决了身份确认和内容真实的问题，无法解决电子邮件的其他法律问题；三是现实生活当中，出于对经济成本、交易习惯等因素的考虑，大量没有使用电子签名的电子邮件普遍存在，对此类电子邮件如何认定进行研究，是很有现实意义的。
对于没有使用电子签名的电子邮件，笔者认为从保护新生技术和促进社会进步的角度出发，不能简单予以否定，而应当充分发挥“当事人意思自治”这一立法原则，给予它应有的法律地位。现代的立法精神不在于立法数量越多越好、细节越详细越好，而在于立法是否有助于提高交易的效率并满足交易双方对交易风险的认可尺度。如果双方在交易过程中均认可使用没有电子签名的电子邮件，这就足以说明交易双方对它可能带来的风险已经有了明确的预期，此时，法律应当尊重当事人对这方面的约定，依当事人的约定对电子邮件的效力进行判定。即使没有使用电子签名的电子邮件，但如果符合双方的约定，除非有相反的证据，否则应当认定有效。
3、 收发主体的区分
电子邮件只能由自然人个人撰写和发出，因此这里通常容易混淆的是收发主体是个人还是法人的问题，这直接决定了承责主体的问题。
笔者认为，电子邮件的收发人是否有权代表法人，除了应当审查是否有法人出具的授权委托书外，主要看两个标准：一看以前是否由其代表法人与相对方进行过联络；二看发出邮件和回邮所规定的邮箱是否法人专用邮箱。当然，这种做法仍然无法防止法人的职员为了某些原因，以擅自代表法人对外胡乱承诺的做法恶意损害法人的利益。所以，对于发件方而言，谨慎的做法是与交易对方在电子邮件之外，另行签订书面确认书；对于收件方而言，问发件方索取其电子邮件联系人的书面授权委托书，是比较保险的办法。
对于几种常见的电子邮件，判断收发主体的方式如下：
1）多次来回。如果同一项电子交易，有若干次的邮件往来，开始署法人名称，后来直接署个人名字的，如果根据往来内容，能够明显看出是该项电子交易合理延续的，应认定为是法人行为。
2）回邮。电子邮件撰写软件例通常都有Reply（回复）功能，当撰写者写好回复内容按下发送键后，软件自动将收到的邮件内容作为复函的一部分，附在回复正文之后一起往收到邮件的地址发出。在此方式下，虽然邮件可能没有任何署名，但回邮行为显然是针对原邮件的回复，则回复人以原邮件注明的为准。
3）邮件没有署名或者署名错误的。在网络上，由于收件人的电子邮箱是特定的，即使没有署名，只要电子邮箱没有错误，电子邮件一般是不会寄丢的，因此，为了讲求效率，没有署名的电子邮件大量存在。如果被传统法律观念所拘泥，一概认定无效是不现实和不客观的。笔者认为，邮件收发人以邮箱所有人为准，署名仅作为参考使用。如果能够证明收发件的邮箱为何人所有，即可推定邮件的收件人为该特定邮箱的所有人。
4、 特定系统
合同法中提出了一个重要的特定系统概念，第16条第2款规定：“采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间；未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间。”
“特定系统”概念之所以重要，是因为它关乎电子合同成立的重要环节：要约和承诺是否成立、有效或撤销等重要的问题。何谓“特定系统”至今法学界鲜有研究成果。从技术角度而言，特定系统有二，一是服务器系统，二是该服务器中的邮箱系统。由于我国立法采取大陆法系的“到达主义”，所以特定系统似乎应当指服务器中的邮箱系统，因为一个网站的服务器里除了邮箱系统外，可能还有其他系统，而只有邮箱系统才是接收人直接使用的系统；但从技术过程来看，电子邮件在网络上的传送方式是服务器—服务器之间的传送，邮箱系统往往只是服务器的内部设置，电子邮件一定要通过服务器系统再转送入收件人的邮箱当中，因此以邮箱系统为特定系统无法解释与邮箱系统混然一体的服务器系统的法律地位问题。
笔者的意见是，为了平衡电子邮件发件人和收件人之间的风险，法律应当根据技术特征来设定，特定系统应当指收件人邮箱系统所在的服务器系统，但收件人必须准确设定收件人的邮箱地址。
根据合同法规定，特定系统分为“指定”和“非指定”两种，容易混淆两种方式的情况包括：
1）邮件表头信息中的邮箱地址。
如果发件人在表头信息中自行输入发件人的电子邮箱地址，应当视为这是发件人的指定回邮地址。如果没有输入发件人的电子邮箱地址，计算机一般会将按默认设置，将其写为该计算机默认的邮箱地址，该地址同样应当认定为收件人的指定回邮地址。
2）邮件正文或者附件中指定回复的邮箱地址。
如果邮件表头信息中已有发件人的邮箱地址，而邮件正文或者附件中又指定了别的邮箱地址的，笔者认为，这种情况属于发件人有特别指定，应当以邮件正文或者附件中指定的该邮箱地址为准。
因为，邮件表头信息中邮箱地址设定目的比较复杂。在网络上存在很多邮箱地址搜索软件，它能够在网络上自动过滤和截取邮件表头信息中的邮箱地址，将其用作商业甚至不法用途。有时计算机使用人担心，一旦在表头信息中设置真实的邮箱地址，会遭到垃圾邮件或者病毒邮件攻击，所以故意将其设置成免费邮箱甚至是虚假的邮箱地址；有时某台计算机并非邮件发件人专用，如需修改表头信息中的邮箱地址则必须修改计算机的默认配置等。
3）网络广告或者网站上指定的邮箱地址。
对此应当区分不同的情况分别对待。因为电子商务服务商的网站，通常会同时使用多个邮箱地址，各部门甚至具体人员均有各自的邮箱，分别用作不同用途。常见的有商务邮箱和网管（webmaster）邮箱之分。商务邮箱是服务商作为商业活动之用，网管邮箱则一般作为服务商管理网站、解决技术问题之用，尤其是在服务器托管的情况，网管很可能不是该服务商的员工，而更可能是服务商聘请的技术公司。因此误发给网管邮箱的，不应认定为指定系统。
但如果网站上只给出一个邮箱地址，没有区分的，则可认定为收件人的任何系统。
4）收件人指定的第三方邮箱地址。
有时候，收件人指定的邮箱地址并非收件人的真实邮箱地址，而可能是第三方的邮箱地址。因为网络上有些服务商为用户提供转发电子邮件的服务，设置多个邮箱用作不同用途，是网络上的惯常做法。此时，应以第三方的邮箱地址为收件人的指定地址，因为无论收件人的真实邮箱地址是否与指定地址相吻合，只要该地址由收件人指定，即符合合同法上的“指令履行”的情形，将电子邮件向该地址发出等同于向收件人发出。
5、 到达时间
合同法第二章规定了要约和承诺的相关问题，具有特别重要意义的是“到达时间”，它关乎要约和承诺是否有效或撤销的问题。
合同法第16条第2款规定：“采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间；未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间。”根据这一规定，电子邮件进入特定系统——邮箱所在服务器系统的时间为到达时间，该时间就是要约或承诺的成立时间。这个时间一般储存在电子邮件的传送信息部分，由收到邮件的服务器自动设置。
关于到达时间尚有如下问题要解决：
1）关于到达时间的确定标准和举证方法。
一般而言，储存在电子邮件文件中特定位置的邮件接收时间即为到达时间。但是，由于电子邮件内容能够被接收人轻易改动而不留痕迹，接收时间往往会因为以下原因变得不真实。一是当接收时间成为区分双方权利义务的界限时，接收人可能会故意改动接收时间以期维护自己的经济利益；二是邮件接收时间往往根据计算机时钟系统时间自动设置，但系统时间可以由使用人任意调整，有时候使用人会为了某些原因：如为了运行过期的共享软件等，故意把时间调成不准确，这时就会发生发送时间晚于收到时间等很多与事实不符的情况。
对于上述情况，比较可行的方法是不以接收人计算机内储存的电子邮件时间为准，而以邮件服务器所显示的时间为准，理由是邮件服务供应商通常是独立的第三方，由其出具证明更为公平和真实。所以，将来关于电子签名的立法应当指明，凡邮件收发方要求邮件服务供应商对接收时间出具证明的，供应商应当予以配合。
2）服务器的时间误差。
有时候，服务器的时间和真实的时间也有误差，如差了几分钟等，这个原因相当复杂，有技术因素也有人为原因，但简单地以服务器上的时间为准，会造成许多显而易见的错误和混乱。因此，服务器的时间应当定期调校，力求准确。建议在立法上，应当将定期调校服务器时间列为邮件服务商的法定义务之一。
3）到达时间的时差调整。
如果邮件服务器是在国外的，到达时间实际为国外时间，这时则要注意进行时差换算，以换算后的时间为到达时间，邮件服务商对此应当在技术尽注意义务。
4）转信时的到达时间。
如果采取第三方转信方式的，应以第三方的邮箱所在服务器接收该邮件的时间为到达时间。因为如果以终极邮箱地址所在的服务器时间，对发件人是极不公平的。
在网络上收发邮件，如果使用同一邮件服务器并在同一城市的，邮件从发出至到达全过程不超过三秒钟；在同一国内的，一般不超过两分钟；国际间的，一般不超过十分钟；当然，这与线路是否顺畅有关。但是通过第三方转信，特别是通过国外的服务器中转，由于经过环节很多，收件时间往往很长而且难以估计。对此，发件人无法控制和预测。
6、 电子邮件的取证程序
如果经过电子签名的电子邮件，接收人无法轻易改动，因此可以直接将电子邮件的电子文档作为证据提交法院，再由法院委托认证机构进行鉴别后确定其证据效力。但一般的邮件，由于当事人可以轻易改动，其可信度较低，所以在取证时应当注意：
1）最好向邮件服务商取证，不要直接由当事人出具证明；
2）对取证内容应当进行公证，或者申请法院进行证据保全；
3）取证方式最好是采用打印源代码方式，这样能够取得邮件中的所有内容；附件中的内容，应根据不同的文件格式，尽可能打印出来；如是声音文件的，可记录成文字后打印出来，并保留原声音文件便于将来质证。
7、举证技巧
1996年发生的号称“中国电子邮件第一案”的北京大学薛某诉张某电子邮件纠纷案是这方面的典型案例。原告成功地应用了上述电子证据和举证技术，迫使被告主动调解终结，为电子邮件在司法实践当中的运用留下了一个相当成功的范例。
主要案情是：1996年4月9日，北京大学研究生薛某收到美国密执安大学发给她的关于批准她入学申请并提供奖学金的电子邮件，但其后一直未见正式通知，后来经过查询后得知，有人以她的名义发了一封推辞的电子邮件给密执安大学，使她丧失了深造的机会。
她怀疑是同寝室的张某从中搞鬼，于是收集了以下电子证据：
1）4月12日上午10:12分从记号为“204”的计算机上发出的电子邮件，发件人署名“Nannan”，收件人是美国密苏里-哥伦比亚大学的刘某；
2）四分钟后，从同一台计算机上发出的另一封电子邮件，发件人署名是原告，收件人是密执安大学；
3）北京大学计算机中心的证明，表明了上述两封电邮件是在前后相距4分钟的时间内从同一台计算机上发出，当时的用户正是张某。
4）技术试验结果，表明张某使用这台计算机时别人没有时间盗用。
薛某根据上述电子证据起诉到北京市海淀区法院，状告张某以她的名义伪造电子邮件，使她失去出国深造的机会，并要求其赔礼道歉，赔偿经济损失。案经北京市海淀区法院调解终结，被告以书面形式向作出原告道歉并赔偿人民币1.2万元。
两封邮件以及两份关于计算机系统使用人、电子邮件发出人的电子证据，构成了本案最要价值的部分。对电子邮件的发出人进行排除和认定，是本案最核心的问题。
本案中，原告同时使用了“点面覆盖法”和“排除法”两种方法，从正反两方面对发出人进行认定，“点面覆盖法”是指：以同一台计算机为连接线，以第一封和第二封邮件的发送行为为两端，以覆盖的方法锁定了在此时间段内的该台计算机的用户正是张某；“排除法”是指：以技术试验结果排除在上述期间计算机被他人盗用的可能性，以此确定被告张某与侵害行为存在法律上的唯一对应关系。
在电子合同中，我们将经常遇到有关技术限度和举证原则之间的界限，无论多高明的技术，总有它的局限之处，无法完全重现事实真相；正如上述案件中，如果按照传统的举证原则，则原告必须运用直接证据证明在特定的时间和机器上，是被告亲手按下了电子邮件的发送键。显然，在现代高科技迅速发展的背景下，这种无止境地穷尽事实的观念，必然会造成大量社会成本的浪费和资源的低效率配置，这与讲求效率的现代社会精神明显是格格不入的。
本案的成功之处在于为我们展示了如何运用举证技术列举侵害行为和后果之间在法律上的对应关系至适当之程度，很好地平衡了法律上要求的证明程度和技术水平两者之间的关系。